نظام إدارة الموارد البشرية
وصف النظام:
نظام إدارة الموارد البشرية. ويشير إلى مجموعة من البرامج التي تستخدمها المؤسسات لإدارة وظائف الموارد البشرية الداخلية. بداية من إدارة بيانات الموظفين إلى كشوف المرتبات، والتوظيف، والمزايا، والتدريب، وإدارة المواهب، ومشاركة الموظفين، وحضور وانصراف الموظفين، يساعد نظام إدارة الموارد البشرية العاملين في الموارد البشرية على إدارة قوة العمل الحديثة. وتسمى أنظمة HRMS أيضًا بنظام معلومات الموارد البشرية، وتوفر معلومات عن الأصول الأكثر قيمة الخاصة بالشركة للأشخاص الذين يحتاجونها. وقد أصبحت انظمة الموارد البشرية من الأنظمة الفاعلة والحيوية لإدارة رأس المال البشري للمؤسسات.
اهداف النظام:
إدارة موارد بشرية حديثة تساعد على رفع كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية.
نظام الرواتب والأجور، نظام الشؤون الإدارية بشكل متكامل.
إعداد الموازنة التقديرية السنوية للمرتبات والأجور بخيارات متعددة.
تقييم أداء الموظف وفق عناصر تقييم الأداء المحددة سلفاً من قبل المنشأة.
إعداد الخطط للاحتياجات التدريبية السنوية مع تقييم انحرافات أداء الدورات.
رقابة حركة الموظف وتنقلاته من إدارة إلى أخرى أو نقله من وظيفة إلى أخرى.
تقديم تقارير عن الوضع الإداري والمالي للموظف بخيارات متعددة.
وظائف النظام:
المحافظة على سجلات الموظفين: تعتبر سجلات الموظفين الوظيفة الأساسية والرئيسية بحيث يعمل النظام على ادارة جميع المعلومات الخاصة بالموظفين بشكل جيد للغاية من حيث المعلومات الخاصة، المدن، القسم، المهارات، المؤهلات، المنصب، ومعلومات شخصية بيانات الاتصال وبيانات الأسرة وما إلى ذلك من تفاصيل.
احتساب الرواتب: يتم من خلال النظام احتساب الرواتب آليا استنادا الى وقت حضور وانصراف الموظفين، والضرائب والاقتطاعات الأخرى. كما يمكن من خلال برنامج الرواتب اصدار الشيكات الدورية التي من خلالها يتم دفع الرواتب الى الموظفين اضافة الى سهولة اصدار التقارير مثل التقرير الدوري للضرائب.
التعامل مع موظفي الورديات: هذه الميزة مهمة للمنشآت التي يعمل موظفيها بنظام الورديات (شفتات). حيث يعمل النظام على ادرة موظفي الدوريات مثل النظام الصباحي والمسائي اضافة الى سهولة تبديل الموظفين والتنقل بين الدوريات عند الحاجة الى ذلك.
نظام الحضور والانصراف: مع نظام إدارة الموارد البشرية سوف يتم ادارة الحضور الانصراف للموظفين بشكل جيد للغاية والتي من شأنها أن تساعد ادارة المنشآت على تعقب أوقات حضور وانصراف الموظفين للعمل والذي يعتبر وقت ثمين ومهم جدا.
قروض الموظفين: من خلال النظام يمكن ادارة قروض الموظفين بسهولة ودقة ابتداء من التقدم بطلب للحصول الى القرض الى الحصول على الموافقة واحتساب الدفعات انتهاء بتسديد كامل قيمة القروض واصدار براءة ذمة مالية.
الاجازات والمغادرات: يوفر النظام وسيلة فعالة لإدارة اجازات ومغادرات الموظفين حسب أنواعها التي يتم اعتمادها في المنشاة.
تقييم أداء الموظفين: من خلال وحدة تقييم الموظفين في النظام يتم التحقق من أداء الموظف وتقييمه مثل أداء جيد أو ممتاز أو ضعيف وفقا لأداء الموظف. حيث أن تقييم أداء الموظفين يعمل على تحفيز الموظفين واصدار المكافأت على أساس أداء الموظف.
تحويل الموظفين بين الفروع: بالنسبة لتحويلات الموظفين بين الاقسام داخل المنشاة، فإنه يمكن الاحتفاظ بسجل لنفس الموظف في أي قسم من خلال اصدار امر "نقل الموظف بين الاقسام" مما يسهل عملية انضمام الموظف في القسم الجديد من خلال الموافقة على امر "نقل الموظف بين الاقسام".
عملية التوظيف: بالنسبة لعملية التوظيف في أي منشآه فانه من خلال النظام يمكن ادارة جميع مراحل التوظيف بسهولة ودقة ابتداء من الشواغر الى المقابلة والتعيين ومن ثم الى تنسيب الموظفين في الأقسام والدوائر الشاغرة وغيرها من العمليات المتصلة بالتوظيف.
التدريب: يوفر برنامج التدريب في النظام إدارة تدريب الموارد البشرية في المنشآت بما في ذلك تحديد قائمة المتدربين وفترة التدريب، وخدمات التدريب، اضافة الى تقييم ردود الفعل وتقييم الدورات التدريبية.
قاعدة بيانات للسير الذاتية: يمكن النظام للمنشآت بناء قاعدة بيانات لجميع المرشحين للعمل في المنشاة والتفاصيل ذات العلاقة بالمرشحين مثل الخبرات والمهارات والمستوى التعليمي، الخ. تعمل قاعدة البيانات هذه كبنك للسير الذاتية يتم استخدامها عند الحاجة.
انهاء خدمات الموظفين: في حال تطلب انهاء خدمات الموظفين فإن النظام يسهل عملية إنهاء خدمات الموظف من خلال اصدار امر "انهاء خدمات موظف" واحتساب جميع الأمور المالية المترتبة.
فوائد النظام:
إدارة موارد بشرية حديثة تساعد على رفع كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية.
شعور الموظف بضرورة تنفيذ واجباته والإبداع في العمل بكفاءة عالية بما يساعد صاحب العمل على انجاز مهام المؤسسة بفعالية تامة في الأوقات المحددة لها وبالتالي زيادة كفاءة العمل والإنتاجية وزيادة الأرباح.
تعريف المخالفات التي يترتب عليها إجراء إداري أو مالي لتنفيذها آلياً في حالة وقوع المخالفة.
مساعدة المراجعين بعرض مراحل عملية احتساب أي استحقاق أو استقطاع على شكل قيم للتأكد من تطبيق المعادلة المحددة لاحتساب الاستحقاق.
الارتباط مع نظام البصمة فيما يتعلق بضبط ساعات الدوام وتنفيذ الإجراءات المرتبطة بذلك.
التعامل مع نفقات التطبيب ومعالجتها وفق سياسة المنشأة المعتمدة لذلك.
التكامل التام لنظام إدارة الموارد البشرية مع أنظمتنا الأخرى.
تسهيل العمل باستخدام تطبيقات حديثة للخدمة الذاتية بحيث يصير العمل آليا في المنشآت بأسهل وأحدث الطرق والتقنيات المتوفرة بشكل مستمر.
المميزات الفنية للنظام: -
وجود قاعدة بيانات مركزية واحدة تتم عليها كافة وظائف النظام.
إمكانية حفظ نسخة احتياطية لقاعدة البيانات المركزية وارشفة كافة مرفقات مذكرات وكتب النظام.
إدارة صلاحيات المستخدمين وجعل كل مستخدم يقوم بعمل وظائف معينة وفق سقف صلاحيات محدد.
السهولة والسرعة والدقة في استخدام النظام إضافة الى مستوى الأمان العالي الذي يوفره النظام بالاعتماد على تقنيات امن معلومات عالي المستوى.
برمجة وتصميم: شعبة الأنظمة والإدارة الإلكترونية في قسم تكنولوجيا المعلومات.
