نبذه عن النظام:
1. يسمح نظام إدارة المخازن والمشتريات بتعريف الشكل الشجري للمنشئات، المخازن والتقسيم الداخلي لها لتسهيل عمليات البحث عن الأصناف
2. الصرف المخزني والجرد. يتم أيضا تعريف شجرة الأصناف مع تعريف جميع البيانات الخاصة بها من أكواد، خصائص (تاريخ صلاحية، متسلسل، باركود)، قوائم أسعار الشراء، وحدات القياس ومعاملات التحويل بينها والحسابات المرتبطة بها في النظام المالي.
3. يتم استخراج تقارير الحركات المخزنية، كارت الصنف، رصيد المخازن
4. الجرد المخزني يسمح النظام بالبحث عن أوامر الشراء وفواتير الشراء يتم ذلك عن طريق تسجيل بيانات الموردين وربطهم ببرنامج حسابات الموردين لضمان تكامل البيانات وعدم تكرارها.
وظائف النظام:
- إدارة المبيعات
- الحسابات المخزنية
- التدقيق المخزني
- إدارة موجودات الأقسام
أهم ميزات نظام إدارة المخازن والمشتريات:
1. يقوم النظام بمتابعه أرصدة الأصناف بالمخازن
2. يظهر الرصيد مع كل حركه بشكل لحظي وبالوحدة التي أدخلها المستخدم.
3. إمكانية جرد المخزون في أي وقت من السنة ولآي عدد من الأصناف واستخراج تقرير انحرافات الجرد.
4. نظام شامل يربط جميع الأقسام ذات العلاقة بالمخازن، لجان المشتريات والتدقيق
5. إدارة العمليات الكترونيا بين الأقسام والمخازن وبين المخازن الفرعية والرئيسية
6. تصدير مستندات ادخال واخراج المواد الكترونيا.
7. إدارة العمليات تكون حسب ضوابط وصلاحيات لكل قسم ولكل مستخدم
8. وجود أكثر من مرحلة لأي عملية او اجراء للتدقيق ودقة البيانات وصحتها
9. إدارة المواد من ناحية التسمية والحسابات المخزنية وفق ضوابط وصلاحيات محددة لمنع التكرار.
10. وجود قاعدة بيانات مركزية واحدة تتم عليها كافة وظائف النظام.
11. إمكانية حفظ نسخة احتياطية لقاعدة البيانات المركزية وارشفة كافة مرفقات مذكرات وكتب النظام.
12. إدارة صلاحيات المستخدمين وجعل كل مستخدم يقوم بعمل وظائف معينة وفق سقف صلاحيات محدد.
13. السهولة والسرعة والدقة في استخدام النظام إضافة الى مستوى الأمان العالي الذي يوفره النظام بالاعتماد على تقنيات امن معلومات عالي المستوى.
اعدادات النظام
يتم تعريف المواد واصنافها وحساباتها من قبل مسؤول المخازن
يتم تعريف لجان المشتريات واقسام العتبه ومخازن الفرعية في النظام من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات
آليه عمل لجنة المشتريات في نظام المخازن النسخة الثالثة
لجان المشتريات
1. يقوم عضو لجنة المشتريات بانشاء مسودة قائمة الشراء التي تحتوية على جميع معلومات وصل الشراء والجه المرسله لها المواد وارفاق وصل الشراء وموافقة الشراء في الناظام وتكون حالتها الابتدائية مسودة
2. يقوم مسؤول او لجنة المشتريات او المخول عنه بأرسال القائمة الى فريق المطابقة في قسم المخازن لمطابقة معلومات القائمه مع المرفقات والجهه المرسله لها المواد
3. يتم مطابقة القائمة مع المرفقات من قبل السيطرة المخزنية في قسم المخازن ويتم تحويل حالة القائمة
4. في حالة وجود مشكله ي قائمه الادخال يتم رفض القائمه من قبل فريق المطابقة والغاء المستندات المرتبة بقائمه الشراء
5. في حال كانت القائمة مرسلة الى الاقسام مباشرةً يتم انشاء مستندات بالمواد وترسل الى الاقسام المعنية ليتم استلامها من قبل القسم
6. في حال كانت القائمة مرسلة الى المخازن يتم تحديد وجهات المواد (اي يحدد الى أي مخزن فرعي ترسل المادة) من قبل السيطرة المخزنية في قسم المخازن حيث يتم انشاء مستندات بالمواد وترسل الى المخازن الفرعية المعنية ليتم استلامها
7. بعد استلام جميع المستندات من قبل الاقسام او المخازن الفرعية المعنية تتحول حالة القائمة الى مستلمة
8. بعد ان تحولت القائمة الى مستلمة يتم ترحيلها الى قسم التدقيق تلقائا في النظام لغرض تدقيقها و المصادقة عليها بعد استلام المستندات من قبل الاقسام و المخازن الفرعية
9. بعد تدقيق القائمة تتحول حالتها الى مدققة وترسل الى السيد رئيس قسم المخازن لغرض تأكيد استلام القائمة
10. يتم تاكدي استلام قائمة المستريات من قبل رئيس قسم المخازن وبهذا يتم تأكيد استلام المستندات تلقائيا وتتحول كميات المواد من ذمة المشتريات الى ذمة الاقسام او المخازن الفرعية.
11. بعد التأكيد رئيس قسم المخازن يقوم عضو لجنة المشتريات بطباعة كشف بالقوائم التي تم تأكيد استلامها لغرض ترحيلها الى المالية
آليه عمل قسم الهدايا و النذور في نظام المخازن النسخة الثالثة
1. يقوم موظف القسم بأدخال قائمة بالمواد وتكون حالتها الابتدائية مسودة
2. يقوم موظف القسم بأرسال القائمة المسودة الى لجنة التثمين بعد رفع المرفقات حيث تتحول حالتها الى قيد التثمين
3. يقوم عضو لجنة التثمين بالموافقة على اسعار المواد في القائمة او تغييرها ثم ارسالها الى رئيس القسم لغرض الموافقة على محتويات و اسعار القائمة
4. يقوم رئيس قسم الهدايا و النذور بالموافقة على القائمة حيث تتحول حالة القائمة الى أنتظار المطابقة
5. يتم مطابقة القائمة مع المرفقات من قبل السيطرة المخزنية في قسم المخازن
6. في حال كانت القائمة مرسلة الى الاقسام مباشرةً يتم انشاء مستندات بالمواد وترسل الى الاقسام المعنية ليتم استلامها من قبل القسم
7. في حال كانت القائمة مرسلة الى المخازن يتم تحديد وجهات المواد (اي يحدد الى أي مخزن فرعي ترسل المادة) من قبل السيطرة المخزنية في قسم المخازن حيث يتم انشاء مستندات بالمواد وترسل الى المخازن الفرعية المعنية ليتم استلامها
8. بعد استلام جميع المستندات من قبل الاقسام او المخازن الفرعية المعنية تتحول حالة القائمة الى مستلمة
9. بعد ان تحولت القائمة الى مستلمة يتم ترحيلها الى قسم التدقيق لغرض تدقيقها و المصادقة عليها بعد استلام المستندات من قبل الاقسام و المخازن الفرعية
10. بعد تدقيق القائمة تتحول حالتها الى مدققة وترسل الى السيد رئيس قسم المخازن لغرض تأكيد استلام القائمة
11. بعد تأكيد القائمة من قبل رئيس قسم المخازن يتم تأكيد استلام المستندات وتتحول كميات المواد من ذمة قسم الهدايا و النذور الى ذمة الاقسام او المخازن الفرعية.
12. بعد التأكيد يقوم موظف القسم بطباعة كشف بالقوائم التي تم تأكيد استلامها لغرض ترحيلها الى المالية او قسم التدقيق وحسب الحاجة
- المواد
- تأكيد القوائم
برمجة وتصميم: شعبة الأنظمة والإدارة الإلكترونية في قسم تكنولوجيا المعلومات.
