نظام الأرشفة الإلكترونية

نظام الأرشفة الالكترونية:

نظام يقوم بتخزين وحفظ وفهرسة الوثائق والملفات إلكترونيا وإصدار تقارير تفصيلية لجميع البيانات المختلفة وإمكانية استعراضها في أي وقت ومن أي مكان.

أهم الوظائف: -

1. تصميم شجرة الارشفة لعدة مستويات حسب التصنيف المناسب للمنشأة التي تعمل على النظام وفي المستوي الاخير من الشجرة الخاص بيانات الوثيقة يمكن تصميم حقول تعريفية تناسب بيانات الوثائق المؤرشفة من قبل المستخدم للنظام.
2. فهرسة وتخزين الوثائق في المخزن الدائم للنظام بالطرق المتعددة للتخزين واسترجاعها في أي وقت ومن أي مكان على شبكة العمل وبالطرق المتعددة للقراءة.
3. إدارة جميع عمليات الوثائق والسجلات والمستخدمين والمجموعات والصلاحيات مع مراقبة آلية دقيقة لعمل كل المستخدمين من قبل مدير النظام.
4. اصدار تقارير تلخيصية وتفصيلية لوثائق المنشاة ومحتوياتها وتقسيماتها وبياناتها المختلفة.

فوائد النظام: -

1.  عمل مخزن دائم للوثائق محفوظ من الضياع وقليل الحجم وسهل التنقل لحفظه أو استخدامه.

2.  مرونة النظام في تصميم تقسيماته وحقوله حسب طبيعة الوثائق وطبيعة نشاط المنشأة.

3. الوصول السهل والسريع جدا إلى الوثيقة إلكترونيا خلال فترة حياتها.

4. أرشفة الوثائق مركزيا بحيث يتم استعراض أي وثيقة (خاصة بفرع معين في أي مدينة) من أي مكان من فروع الشركة اما بالشبكة الداخلية LAN، أو باستخدام الشبكة الموسعة WAN.

5. أن الوثائق في نظام الأرشفة الإلكترونية تعتبر دليل قانوني يمكن الاحتجاج به في المرافق كصورة فاتورة المبيعات الموقعة من قبل العميل فالتوقيع حجة.

6. إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحديد صلاحيات استخدامها.

7. تراسل الوثائق المسموح بتداولها بين المستخدمين آليا بواسطة النظام.

أهم الإعـدادات:

1. تصميم شجرة الأرشفة بمستوياتها المتعددة.

2. تصميم الحقول التعريفية للوثائق لاستيعاب بياناتها.

3. بناء تصنيفات إضافية لتوسيع خيارات البحث في الوثائق.

4. توزيع قوالب البحث وفق صلاحيات المستخدمين.

5. إضافة صلاحيات المجموعات الوظيفية للمستخدمين داخل المنشأة.

أهم المميزات:

1. مرونة إنشاء الشجرة أو الهيكل التنظيمي للمؤسسة بإمكانية إضافة الإدارات والإدارات الفرعية.
2. الفهرسة والاسترجاع ويمكن تصميم الفهارس بما يتناسب طبيعة الوثائق وتسهل عملية الفهرسة استخراج الوثائق المطلوبة من بين أعداد هائلة من الوثائق بسهولة ويسر مما يعني توفيرا هائلا في الوقت والجهد.
3. أرشفة جميع أنواع الوثائق بمختلف الأحجام كالوثائق الورقية والملفات الإلكترونية.
4. إمكانية معالجة الصور تكبير وتصغير ودوران وتعديل الميل إزالة الشوائب.
5. إضافة التعليقات المختلفة والأختام دون التعديل في أصل المستند، بإضافة طبقة فوق المستند.
6. خاصية التمييز الضوئي للحروف OCR حيث النظام يتكامل بشكل أساسي مع محركات التمييز الضوئي باللغة الإنجليزية واختيارياً مع المحركات العربية حسب اختيار المؤسسة.
7. إدارة نظام المراسلات الإدارية بنظام متابعة المستندات ومسار العمل.
8. مستويات الحماية بأن تعطي كل وثيقة من الوثائق في النظام مستوى للحماية، إن مستوى الحماية للوثيقة يحدد طريقة تعامل المستخدم مع الوثيقة حسب صلاحياته.
9. إمكانية العمل عبر متصفح الإنترنت ويمكن للمؤسسة السماح لموظفيها تصفح الوثائق والمعلومات الموجودة داخل المؤسسة بطريقة سرية ومحمية.
10. إدارة وسائط التخزين.
11. ربط نظام الأرشفة مع التطبيقات الأخرى والبرامج المختلفة.
12. إمكانية ربط الوثيقة الإلكترونية بموقعها بالأرشيف.
13. السرعة الفائقة في البحث عن المحتويات المطلوبة ومعالجتها بسهولة تامة.
14. مشاهدة المحتوي من قبل عدة أشخاص في نفس الوقت.
15. التوفير المالي على المدي البعيد نظرا لتدني كلفة وحدات التخزين الإلكترونية مقارنة بتكلفة الطرق التقليدية في التخزين.
16. عدم إمكانية ضياع أو فقدان الوثائق والمعلومات بعمل نسخ احتياطية.
17. سهولة استخدام النظام وتطبيقاته.
18. توفير كل أنواع التقارير المتعلقة بطبيعة العمل.

المميزات الفنية للنظام: -

1. وجود قاعدة بيانات مركزية واحدة تتم عليها كافة وظائف النظام.
2. إمكانية حفظ نسخة احتياطية لقاعدة البيانات المركزية وارشفة كافة مرفقات مذكرات وكتب النظام.
3.  إدارة صلاحيات المستخدمين وجعل كل مستخدم يقوم بعمل وظائف معينة وفق سقف صلاحيات محدد.

برمجة وتصميم: شعبة الأنظمة والإدارة الإلكترونية في قسم تكنولوجيا المعلومات.